JAKARTA, Di kantor modern, perubahan selalu dilakukan untuk menyesuaikan dengan perkembangan kebutuhan masyarakat dan meningkatkan efektivitas organisasi. Rapat menjadi agenda penting yang sering kali menimbulkan ketegangan tersendiri di antara anggotanya. Untuk itu, persoalan seputar rapat perlu dipelajari agar ketegangan tereliminasi.

Kelompok masyarakat mana pun, dari yang sangat primitif hingga sangat modern, selalu memiliki tradisi berkumpul untuk berbagi informasi atau melakukan pemecahan masalah bersama.

Tradisi yang biasa disebut rapat, pertemuan, dan meeting ini banyak manfaatnya bagi tim-tim kerja dalam organisasi modern ataupun dalam kelompok masyarakat lain yang memiliki tujuan bersama.

Bila pihak manajemen suatu organisasi atau para anggota tim kerja dalam masyarakat enggan menyelenggarakan rapat, maka para anggota lebih banyak bekerja berdasarkan pola pengetahuan, persepsi, dan kehendak sendiri-sendiri. Dengan demikian, sinergi antaranggota tidak berkembang sehingga pencapaian tujuan bersama kurang efektif.

Meskipun dapat sangat bermanfaat, tidak mustahil bahwa banyak rapat atau pertemuan yang mubazir. Para peserta mungkin tidak merasakan adanya hasil yang bermanfaat dari pertemuan tersebut, merasa bosan, marah, dan sebagainya.

Berikut ini kita kupas beberapa hal yang perlu kita ketahui seputar rapat/pertemuan dan juga strategi-strategi menyelenggarakan rapat yang efektif berdasarkan uraian Suzanne C de Jannaz dkk dalam bukunya, Interpersonal Skills in Organizations.

Merupakan Kebutuhan Tidak setiap pertemuan atau rapat selalu dirasa bermanfaat oleh peserta. Berikut ini beberapa kondisi di mana pertemuan diperlukan. - Anggota tim/organisasi perlu mengikuti isu-isu (masalah) penting yang dihadapi tim/organisasinya. Isu-isu penting tersebut perlu dibahas bersama agar diperoleh kesepakatan untuk mengantisipasi atau memecahkan masalah yang muncul. - Rapat sangat penting, khususnya di lingkungan yang diberdayakan, berdasarkan tim. Contohnya, tim kerja yang didampingi pemerintah atau lembaga swadaya masyarakat untuk mengembangkan koperasi, tim kerja kesehatan, dan lain-lain. - Semakin banyak tim dan proyek yang dikerjakan secara tim dalam suatu organisasi, kebutuhan untuk rapat semakin meningkat. - Bila tugas dan pengambilan keputusan terbagi di antara anggota tim/organisasi, rapat diperlukan untuk mengambil keputusan terbaik dan memantau kemajuan dan masalah yang ada.

Persoalan Pada umumnya lebih dari separuh waktu kerja para eksekutif digunakan untuk rapat. Beberapa hal yang diidentifikasi sebagai penyebab tidak efektifnya rapat para manajer antara lain bila:

- Memulai pokok persoalan baru. Contohnya, membicarakan rencana manajemen menerapkan sistem pengelolaan informasi baru. Ini sangat mungkin tidak efektif bila peserta belum termotivasi menghadapi perubahan. Untuk menggulirkan pokok persoalan baru, manajemen perlu mengawali pertemuan dengan memotivasi peserta, dengan melibatkan mereka dalam penetapan langkah. - Agenda/tujuan tidak jelas. Akibatnya peserta tidak mengerti apa yang diharapkan dan apa yang perlu dipersiapkan. - Kurang persiapan dan perencanaan (waktu dan tempat berubah; pindah ruang; tidak ada materi pendukung). - Waktu pertemuan terlalu lama tanpa memerhatikan kondisi fisik/emosi peserta sehingga melelahkan dan membosankan.

Empat jenis Secara umum, pertemuan kelompok kerja dapat dibedakan menjadi empat jenis: - Berbagi informasi, yaitu sebagian atau semua anggota berbagi informasi yang diperoleh atau informasi status perkembangan/kemajuan yang terjadi dalam kelompoknya, baik oleh individu-individu atau oleh kelompok.. - Desiminasi informasi, yaitu penyampaian informasi penting kepada para anggota, khususnya karena informasi perlu didiskusikan dan tidak cukup bila hanya disampaikan sebagai memo. Contohnya, desiminasi mengenai sistem baru penggajian. - Pemecahan masalah atau pengambilan keputusan. Bila terdapat persoalan yang perlu pemecahan bersama, perlu partisipasi penuh dari semua peserta, khususnya bila hasil pemecahan masalah dan pengambilan keputusan memiliki pengaruh terhadap mereka. - Simbolik/sosial, yaitu pertemuan untuk merayakan peristiwa khusus. Beberapa contoh peristiwa khusus yang perlu dirayakan bersama, antara lain keberhasilan bersama, pemberian penghargaan untuk orang yang dianggap telah banyak berjasa bagi organisasi, dsb.

Siapa perlu diundang? Jawaban untuk pertanyaan tersebut adalah: siapa saja yang dipertimbangkan dapat memberikan kontribusi terbaik bagi tujuan yang hendak dicapai dalam pertemuan/rapat? Selain pihak internal, perlu juga pihak eksternal dipertimbangkan dapat memberikan kontribusi penting berkaitan dengan tujuan pertemuan.

Rapat yang dilakukan untuk menggali ide kreatif peserta, bila jumlah cukup banyak, perlu diatur berkelompok. Jumlah anggota kelompok yang efektif untuk memecahkan masalah atau menemukan ide kreatif antara 5 dan 10 orang.

Kehadiran orang-orang kunci yang berkaitan dengan tujuan rapat sangat dibutuhkan. Oleh sebab itu, jadwal pertemuan perlu dipilih secara tepat untuk memastikan kehadiran orang-orang kunci.

Kehadiran orang yang tepat, baik yang langsung terkait dengan masalah maupun ahli dalam bidang yang berkaitan dengan masalah dalam agenda pertemuan, membuat rapat berlangsung efektif dan tidak membuang waktu. MM Nilam Widyarini MSi Kandidat Doktor Psikologi



Sumber
KOMPAS.com

Mau dapat uang Gratis, dapat kan di http://roabaca.com/forum/index.php/topic,87.0.html