Beberapa tips penting seputar hunting gedung:

1. Pilih gedung yang lokasinya mudah dijangkau, baik oleh keluarga dan sebagian besar tamu. Anda bisa search di internet, sekarang banyak blog dan website yang mencantumkan nama gedung dan contact personnya. Telepon langsung, jangan melalui e-mail karena responnya akan lama. Telepon dan tanyakan biaya sewanya dan apakah di tanggal yang Anda inginkan gedung tersebut masih kosong atau tidak, catat satu-persatu di buku catatan mini Anda.

2. Tentukan budget untuk gedung, sesuaikan dengan lokasi dan hari yang kosong di gedung tersebut

3. Setelah search gedung di internet atau via perbincangan orang, Anda sebaiknya mengunjungi langsung gedung itu, untuk mendapat gambaran lebih jelas dalam mempersiapkan acara.

4. Perhatikan apakah gedung mewajibkan Anda memakai vendor rekanan gedung, seperti catering, fotografi, entertainment, dan sebagainya. Biasanya gedung mengenakan charge yang tinggi terhadap vendor yang bukan rekanan, maka sebaiknya pilih yang rekanan dengan gedung, tentu saja dengan kualitas yang menurut Anda memuaskan. Jika keluarga sudah memiliki vendor-vendor langganan keluarga, dan ternyata bukan rekanan gedung, sebaiknya Anda menyiapkan dana lebih untuk membayar charge gedungnya.

5. Setelah deal dengan pihak gedung bahwa Anda akan menikah disitu, Anda bisa membayar DP nya untuk mendaftarkan nama Anda. 1 bulan hingga 2 minggu sebelum acara (biasanya disini sudah harus pelunasan biaya sewa gedung), Anda sebaiknya telepon kembali pihak gedung untuk re-check apakah nama Anda benar-benar sudah terdaftar.

6. 2 minggu sebelum acara, jika memungkinkan, adakan technical meeting langsung di gedung, ini untuk mengetahui lebih detail lagi mengenai susunan acara, peletakan dekor, meja catering, dan sebagainya.

Vendor yang bisa diikutsertakan di technical meeting antara lain wakil dari foto, wakil dari catering, wakil dari WO dan entertainment, wakil dari dekorasi, dan wakil dari pengelola gedung.

7. Datangi gedung dan lihat ukuran ruangan, luasnya, tinggi sampai ke atap, tempat panggung, tempat panggung band, dsb. Tanyakan apa pihak pengelola gedung memiliki peta lokasi dan keterangan rinci tentang interior ruangan. Jika ada, mintalah copynya.

8. Datangi beberapa vendor yang kira-kira Anda tertarik. Tunjukkan denah ruangan dan apa saja yang Anda inginkan di dalam pesta itu, tanyakan perkiraan harganya. Saat mereka mengeluarkan harga, mintalah penjelasan secara rinci itu untuk apa saja.

Misal, vendor memperkirakan biaya dekorasi untuk ruangan itu 15 juta, jika memungkinkan, minta perincian berapa standing flower yang kita dapat, bunga apa yang kita dapat (bunga lokal lebih murah daripada impor, namun kualitas tentu juga berbeda kan…atau mix antar keduanya sudah bisa mengurangi budget sebesar 30% ), apakah biaya itu termasuk karpet, apakah sudah termasuk umbul-umbul di jalan, dsb.

9. Minta kepada vendor-vendor untuk mengundang Anda ke acara yang mereka kerjakan dekorasinya, sehingga Anda bisa lihat cara kerja mereka langsung di lapangan.

10. Jika memungkinkan, saat bertemu vendor, minta sketsa langsung saat bertemu. Datangi langsung kantor si vendor (hindari tempat umum seperti mall), kecuali Anda sudah kenal baik dengan si dekoratornya.

11. Item dekorasi yang biasanya ada di pernikahan: Pelaminan 1 set, misalnya gebyok jawa, rumah adat minang (untuk tradisional), kain penghias (internasional style), kursi pengantin dengan bantal dan permadani, kursi orang tua satu set, standing flower penghias di pelaminan.

Area penerima tamu dan pintu masuk, misalnya pergola kain, standing flower, foto display, meja angpau. Jalur salaman, misalnya gerbang dari kain, standing flower 1 set. Panggung musik, janur umbul-umbul, penghias buffee keluarga.

12. Jika Anda deal dengan vendor itu, selalu biasakan meminta perjanjian hitam di atas putih dengan semua rincian itu, sehingga saat hari H keluarga mudah mengontrol item apa saja yang harus ada di dekorasi.

Dikutip dari Perempuan.com